Titulacion

 
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INDICE



Dedicatoria................................................................................................................8

Que es una secretaria o asistente............................................................................ 9

1.1 CODIGO ETICO

Dignidad....................................................................................................................10
Integridad..................................................................................................................10
Ciclo Profesional.......................................................................................................10

1.2 OBIGACIONES PERSONALES

Del ciclo profesional..................................................................................................10
Relaciones con los compañeros. .............................................................................11
Relación con la empresa...........................................................................................11
Relatividad a su profesión.........................................................................................12

1.3 ALIMENTO Y ENTENDIMIENTO

Publico en espera.....................................................................................................12
Publico pretende.......................................................................................................12
Publico exige............................................................................................................13
Quien debe...............................................................................................................13

1.4 NORMAS PROTOCOLARES

Protocolo por estado................................................................................................14
Protocolo y cortesía.................................................................................................14

1.5 PROTOCOLO EMPRESARIAL

Basándose en el protocolo diplomático. .................................................................14
El beso.....................................................................................................................15
Besar la mano..........................................................................................................15
Dignatarios eclesiásticos..........................................................................................16
No se saluda sentada...............................................................................................16

1.6 CORRESPONDENCIA OFICIAL

Correspondencia oficial............................................................................................17


1.7 EL TELEFONO

Instrumento de imagen...........................................................................................18
Protocolo del teléfono.............................................................................................19
El móvil...................................................................................................................20
Correspondencia de rutina......................................................................................21
Inscripción...............................................................................................................21

Acreditaciones........................................................................................................22
Información enviadas para el local.........................................................................22
Material de conferencia..........................................................................................23
Discursos de oradores...........................................................................................23
Comunicados de prensa........................................................................................23

1.8 ESPACIO INTERIOR

Numero y formato de las salas.............................................................................24
Aulas.....................................................................................................................24
Sala de consejo de administración.......................................................................24
Salas en forma de ´´U´¨........................................................................................24
Anfiteatro..............................................................................................................24
Áreas de recepción y muestra de exposiciones...................................................25
Salas para grupo de trabajo.................................................................................25
Audiovisuales.......................................................................................................25
La sala debe ser..................................................................................................26

Servicios de secretariado....................................................................................26
Alojamiento, comida y actividades recreativas....................................................27
Sala para prensa.................................................................................................27

1.9 ESPACIO EXTERIOR

Buscar el lugar ideal.............................................................................................28
Espacios de organización....................................................................................28
Hoteles.................................................................................................................28
Universidades......................................................................................................28
Centros de conferencia........................................................................................29
El contacto visita local..........................................................................................29
Decoración de las salas.......................................................................................30








Caso especial de decoración.............................................................................30
Presentación de su jefe y empresa....................................................................31
Organización del trabajo del jefe........................................................................31
Funciones administrativas..................................................................................31
Tareas de conexión............................................................................................31

1.10 LAS DIVERSAS FORMAS DE COMUNICAR

Básicas...............................................................................................................31
Complejas..........................................................................................................32

1.11 REQUISITOS PARA UNA BUENA IMAGEN

Puntualidad........................................................................................................33
Ser educado y positivo.......................................................................................33
Mostrar consideración........................................................................................33
Discreción...........................................................................................................33
Imagen personal.................................................................................................34
Objetivos y reclamaciones..................................................................................34
Algunos trucos para evitar disfavores.................................................................34
Redacción comercial...........................................................................................35

1.12 ESTRUCTURA

El timbre..............................................................................................................35
La fecha..............................................................................................................35
El destinatario.....................................................................................................35
El registro y la referencia....................................................................................35
El asunto.............................................................................................................36
EL caballeroso....................................................................................................36
El texto................................................................................................................36
Despedida...........................................................................................................36
La firma...............................................................................................................37

1.13 CORRESPONDENCIA A LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

La carta..............................................................................................................37
Oficio..................................................................................................................38
El requerimiento.................................................................................................38
El certificado.......................................................................................................38
El fax...................................................................................................................39
Invitaciones.........................................................................................................39








1.14 DIVERSOS TIPOS DE INVITACIONES

Invitaciones formales........................................................................................40
Invitaciones informales.....................................................................................41
Invitaciones particulares...................................................................................41
Tarjetas de visitas.............................................................................................41

Algunas reglas básicas al teléfono...................................................................43

1.15 ESTAR Y PARTICIPAR

La organización de eventos..............................................................................44
Las 5 cuestiones de la organización.................................................................44
Disponibilidades................................................................................................46
Intereses del organismos..................................................................................47
Tipos de acontecimientos algunas definiciones...............................................48
Programa..........................................................................................................48
Hora de inicio de los trabajadores....................................................................49
Algunos trucos..................................................................................................49
Duración y organización de los sesiones de trabajo........................................49
Intervalos para comida.....................................................................................49
Participación de la asistencia...........................................................................50
Acompañantes.................................................................................................50
Atributos de los oradores.................................................................................51


CONCLUSIONES........................................................................................................57

BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................................58


DEDICATORIA




Dedico este proyecto a mi familia por todo el apoyo que me han brindado para poder realizar todas mis metas y llevarlas a cabo, gracias a su educación, consejos, opiniones, sugerencias han podido estudiar la carrera de Secretaria o Asistente Bilingüe.

Por otra parte quiero que mis padres se sientan orgullosos de que su hija tenga una carrera la cual le ayudara para poder ocupar un lugar en una empresa ya que cuento con los conocimientos aptos para poder desempeñar un puesto dentro de la misma.

Quisiera también dedicar este proyecto aquellos que ya no están conmigo pero que son parte de mi familia y eso mi padre le sabe es por eso que los llevo en mi corazón, porque me brindaron ayuda, me dieron apoyo, consejos, etc., y se que les daría mucho gusto verme graduada con una carrera.

En especial hay una persona que ya no esta conmigo pero sé que me esta cuidando, quisiera decirle:

Abuelo ya no estas conmigo pero sé que me escuchas te brindo este proyecto con todo mi corazón, siempre me brindaste apoyo cariño y no dejabas de darme consejos, es por eso que te estaré agradecida siempre. ¨

















QUE ES UNA ASISTENTE O SECRETARIA


El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales.

La secretaria contribuye para el funcionamiento eficaz de una empresa a través de su trabajo discreto, organizado y metódico.

En la terminología tradicional, se llama secretaria a la persona que minuta la correspondencia, elabora las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de dirección y orienta una oficina.

Pero, en los últimos tiempos, el concepto de secretaria cambió claramente: pasó ahora a ser la asistente perfecta de su jefe, al punto de conseguir hasta asumir con credibilidad algunas responsabilidades del mismo.

El trabajo administrativo que cada secretaria tiene que realizar puede ser muy diferente de una para otra, dependiendo del área de actividad de la empresa en que esté encuadrada, una vez que cada sector tiene sus propias características.

También tiene especial incidencia en este hecho la forma jurídica de la empresa, una empresa del Estado no es igual a una empresa familiar o privada, una vez que estas últimas tienen una mayor libertad en elaborar documentos administrativos, pueden acelerar más las operaciones.

Otro factor relevante es lo de las repercusiones que la dimensión del negocio provoca hay una diferencia considerable entre organizar una empresa pequeña y articular una grande, teniendo en cuenta tanto el volumen de operaciones como el campo geográfico de acción















CÓDIGO ÉTICO


PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL


Dignidad:

La secretaria debe de abstenerse de cualquier comportamiento que presuponga infracción o descrédito y desempeñar el ejercicio de su profesión con honradez y dignidad.

Integridad:

Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

Ciclo Profesional:

Debe observar rigurosamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conocer por razones conectadas al ejercicio de su profesión.

OBLIGACIONES PROFESIONALES ESPECÍFICAS


Del ciclo profesional:


Además de un deber, es observar el ciclo profesional derecho que apoya el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen. El derecho y la obligación del siglo profesional comprende de:

Las confidencias e información personal de la parte de su superior la que pueda tener acceso en el ámbito del ejercicio de su profesión.

Los hechos de conocimiento limitado que afecten sus superiores, compañeros o cualquier miembro del colectivo en que la secretaria realice su trabajo. Por ejemplo: documentos personales, profesionales o médicos.

La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector autorizado o cualquier otra información que esté clasificada como confidencial, reservada o con una distribución de las personas.




La secretaria evitará hacer copias de información confidencial y conservarla fuera de los archivos oficiales sin conocimiento de su superior.

El ciclo profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la cual trabaja la secretaria, que debe corresponder a la confianza que su superior deposita en ella y dividir con ella la información confidencial.

Por eso, debe comunicar a su superior cualquier información que pueda perjudicarlo o beneficiarlo o a la entidad para la cual trabaja. Los límites de esta divulgación son marcados por el sentido de lealtad y por la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria.

Relaciones con los compañeros


La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal con relación a sus compañeras. La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria es el fundamento esencial de su capacidad de salvar su ciclo profesional.

La secretaria debe tener conciencia de que la discreción es de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo pueden ser leves faltas de respeto o problemas de convivencia (comentarios de desprecio para con compañeros, comentarios ofensivos, jocosos o en tono de broma; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo que está vinculado a su comportamiento profesional.

Es la obligación de cualquier secretaria ofrecer su colaboración a todos sus compañeros, cuando su intervención fuera necesaria para que no se produzcan atrasos en el trabajo y no se perjudique el funcionamiento normal de la entidad donde presta sus servicios.

Relaciones con la empresa

La secretaria debe estar siempre lista a ofrecer apoyo y cooperación a su empresa y debe conocer, igualmente los objetivos y la política interna de la misma.


La secretaria no aceptará una remuneración profesional que no corresponda a su salario, ni incentivos o bonificaciones que su empresa destine para tal fin. Le es prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.

La secretaria tiene el deber de contribuir para la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones que van en el sentido de evitar su cumplimiento.



Relativamente a su profesión

La secretaria debe cultivar sus capacidades y actualizar sus conocimientos, a fin de que su trabajo sea hecho con el más alto nivel de ingreso. Demostrará permanentemente un esfuerzo de superación y de productividad, tanto en el plan personal como en su contribución para con la empresa.

La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.

Ninguna secretaria se debe valer de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vínculos de amistad o las recomendaciones para obtener beneficios personales,
promociones inmerecidas y como consecuencia, una remuneración mayor que la que le es debida por el trabajo que desempeña, impidiendo la promoción de otras personas que, por su experiencia, sus conocimientos y años de servicio, las merecen más.

Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.

Debe tener conciencia de que representa un colectivo que tiene obligación de defender y de enaltecer.

Debe hacer que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es conveniente que sea instrumento de divulgación de este documento, tanto para afirmar los valores contenidos en el mismo como para apoyarse en el.

ALIMENTACIÓN Y ENTENDIMIENTO

Público espera

Que lo atendamos como se merece
Hablar lo mas claro posible para darnos a entender
Que nos interesemos por sus problemas de modo que queden satisfechos

El público pretende

Encontrar por nuestro medio el camino más corto para resolver su problema
Saber a quién dirigirse y como resolver de forma total el mismo, recibir no sólo una respuesta positiva, pero si una solución eficaz con la cual quede satisfecho.






El Público exige

Ser tratado amablemente y con la educación que se merece.

Que los tramites se simplifiquen al máximo

Quedar satisfecho con la atención que se le proporciono.

Quien atiende

Saber escuchar hasta que el emisor transmita su mensaje

Resolver su problema o asunto lo mas pronto posible.

No deformar el mensaje cambiando su emisión

No envolverse en los estados emocionales del interlocutor.

Quien debe

Pronunciar las palabras correctas y claramente;

Hablar en el tono adecuado y el volumen correcto

Concentrarse en el mensaje y transmitirlo tal cual

Ser breve y conciso

Mostrarse interesado y sonreír

Tratar correctamente al interlocutor y ser amable

Cerciorarse de que el interlocutor entienda claramente y sin dudas

Acompañar las palabras de gestos amables

Hablar mirando siempre al interesado

Ser siempre positivo y evitar la palabra no.



NORMAS PROTOCOLARES

Instrumentos y técnicas de planeación para hacer y ejecutar las ceremonias privadas, públicas u oficiales.

Conjunto de reglas que permiten una correcta relación entre las personas que participan en actos a través de convenciones útiles que facilitan la comunicación, respetando las ineludibles jerarquías basadas en la urbanidad y en la tradición cultural de cada país.

El protocolo por Estado

Conjunto de preceptos a cumplir en ciertas ceremonias oficiales en que están presentes jefes de Estado o altas personalidades nacionales y extranjeras.

El Protocolo de Estado es un instrumento de la política externa y de la diplomacia, que a lo largo de los siglos sirvió para facilitar la convivencia entre estados y para dar dignidad y pompa a los actos oficiales. Se rige por reglas escritas rígidas o tradicionales del mismo.

Está íntimamente conectado al Protocolo Diplomático que es el conjunto de honras y privilegios externos que se deben tributar; según las ocasiones o personas representantes de estados extranjeros.

Protocolo y Cortesía

. En los tiempos que corren, el protocolo no se limita a las normas escritas que rigen el ceremonial del Estado. Incluye también la cortesía que facilita la vida en sociedad, sea en casa, sea en la empresa. La cortesía y el protocolo ya fueron comparados, de hecho los dos círculos concéntricos en que el mayor - la cortesía - engloba el menor protocolo. O sea, puede haber normas de cortesía fuera del protocolo, pero no puede haber protocolo sin cortesía.

La cortesía se basa en la tradición, costumbres y en memorias, pero es más difícil de definir que el protocolo. Muchas de sus reglas son transmitidas de generación en generación. Pero en su conjunto, es un código de conducta sin el carácter compulsorio del protocolo de Estado. En el fondo, el protocolo es el conjunto de las reglas ordenadoras y la cortesía es la forma de aplicar esas reglas









PROTOCOLO EMPRESARIAL


Basándose en el protocolo diplomático

Con reglas más flexibles y menos formales, visto que las empresas son organismos en constante mutación y en interacción permanente con un universo de gente muy diversa

El protocolo empresarial se fundamenta también en la cortesía, pudiendo definirse como el conjunto de normas de decoro y etiqueta que rigen la indumentaria y el comportamiento de las personas en determinadas situaciones de la vida profesional.

El protocolo empresarial puede aún definirse como el conjunto de actos de buena educación y respeto que facilitan la relación interpersonal dentro y fuera de las empresas o se prefiere, como el conjunto de formalidades que se deben observar en la relación (interno o externo) de las empresas.


El protocolo empresarial consiste en una mezcla en dosis iguales, de buena educación y buen sentido. Su sistematización ayuda cuando es preciso algo más que buena educación o buen sentido para resolver situaciones insólitas.

Debe hacerse la presentación diciendo primero el nombre de la persona de menor categoría y después la más importante.

Cuando se trata de una alta individualidad, es conocida a través de los medios de información, omitirse el nombre, pues mencionarlo podría quitarle importancia, a no ser que esté sea presentado a un extranjero o a alguien que viva en un medio totalmente diferente de suyo.

En el caso de personas que ocupan algún cargo, se dice primero el cargo y después el nombre.

Los hombres son presentados a las señoras.

Entre dos personas del mismo sexo, el más nuevo es presentado al más viejo.









El BESO

Hoy día, el beso es la forma normal de saludar. Uno o dos besos en países europeos, tres besos en algunos países orientales.

Saludemos con un beso cuando tuviéramos la certeza de que el beso será recibido como algo natural, que no lo extrañarán. Pero en caso de duda, lo mejor es abstenerse.


El AHOGO DE MANO

El ahogo de manos debe ser firme y correcto. Ni ahogo de quiebra-huesos, ni mano blanda.

Debe mirarse en los ojos amistosos francamente y sonreír. Nunca se debe mirar hacia otro lado cuando se saluda.

Si se trata de una presentación, debe oírse el nombre con atención. Si no oyéramos bien, es correcto pedir que se repita; incorrecto es que nos quedemos sin saber.


BESAR LA MANO

En Portugal y en la mayor parte de Europa excepto en las Islas Británicas y en los países nórdicos es usual besar la mano a las señoras. Se trata de un gesto bonito que agrada a todas a las mujeres, especialmente en los países americanos y en Inglaterra no se acostumbra besar la mano.

Para besar la mano deben mantenerse los pies juntos y las piernas derechas, inclinarse levemente y al mismo tiempo tomar la mano de la señorita.

La mano no se besa, se roza suavemente con los labios o a veces ni siquiera eso, pues el caballero besa su propio pulgar.

La regla general es besar la mano a las señoras casadas, no a las solteras.

La mano no se besa al aire libre ni en un lugar público, como un ministerio, un aeropuerto o una estación.

Cuando se trata de una recepción, se besa la mano a la anfitriona, pero cuando está acompañada de otras señoras basta apretarles la mano para evitar que la repetición del gesto se haga ridícula.

No es preciso acordarse que la mano que se aprieta o se besa debe estar desnuda, sin guantes.

DIGNITÁRIOS ECLESIÁSTICOS

Tanto hombres como mujeres deben hacer el gesto de besar el anillo a los altos dignatarios de la Iglesia, como cardenales, arzobispos y obispos. No es evidentemente una obligación, pero es una prueba de corrección y del respeto que nos deben merecer las referidas personalidades.


NO SE SALUDA SENTADA

Nunca se debe saludar nadie sentado.

De la misma manera la secretaria de una empresa debe levantarse al entrar un visitante. Cuando llega uno de los jefes también tiene que levantarse y no es correcto que responda sentada a las preguntas que le hagan.

La creciente utilización del teléfono, fax o del ordenador determinó profundas alteraciones en el proceso de comunicación entre personas o empresas. No obstante, la carta continúa a ser una de las formas más comunes e importantes de comunicación escrita.

Pero escribir una carta hoy día es muy diferente de lo que era hace años, las nuevas tecnologías influenciaron la escritura comercial, determinando su simplificación. Por ejemplo: las formas de cortesía usadas eran largas y respetuosas. Hoy esas expresiones se cayeron en desuso y fueron sustituidas por fórmulas más simples y breves.

Pero si la escritura cambió la carta no dejó de ser por eso, un vehículo muy eficiente de comunicación y transmisión de información. Y continúa a ser una de las imágenes de marca de cualquier empresa.

De ahí la importancia de la elección del papel debe ser de buena calidad, o en el logotipo, que debe ser sugestivo. Pero de ahí también la importancia de una redacción cuidada y bien presentada del principio al fin de la carta de modo que no haya contradicciones entre la calidad y el sentido del mensaje.

Hay una regla básica de cortesía: toda la carta es escrita y tiene respuesta. Y esta debe ser dada en un plazo razonable, aunque se limite afirmar que la carta fue recibida.

Otra regla de cortesía: nunca deba de abrir o leer una carta delante de otra persona. Estamos de interrumpiendo la comunicación que se había establecido con la persona al darle la espalda. Claro que en una oficina cuando llega un fax o un memorando con la indicación de urgencia puede y debe verificarse su contenido. Es obvio que tratándose de una carta de presentación o recomendación traída por la persona que se recibe es obligatorio abrirla de inmediato y leerla con atención.


CORRESPONDENCIA OFICIAL

Actualmente ya no se utiliza los papeles sellados las famosas hojas de 25 líneas ya no se utilizan. En la realidad, cualquier papel de calidad sirve para transmitir el mensaje o solicitud.

En la correspondencia oficial, de hecho en cualquier tipo de correspondencia se debe ser breve y conciso. De esta forma se muestra inmediatamente, que se sabe lo que se quiere y se ahorra tiempo al lector.

En la correspondencia oficial y en la correspondencia comercial, las cartas son reglas generales y concisas.

Pero también se utiliza antes de la carta propiamente dicha escribir a la mano algunas palabras: «Señor Ministro» o «Señor Director-General» o aún en el caso de haber relaciones de amistad con el destinatario, «Mi Querido Amigo. A cerrar la carta, a la fórmula de cortesía dictada «Con los mejores cumplimientos», se queda bien añadir a la mano una expresión como «también personales» o «de mucha consideración y aprecio. En el caso de haber angostas relaciones de amistad, puede añadirse «y un abrazo.


En la correspondencia oficial, el lenguaje también sufrió una nítida simplificación. Pero continúa a obedecer las reglas específicas, más formales que las que rigen la correspondencia comercial:

En el caso del Presidente de la República, la correspondencia debe ser siempre dirigida al Jefe de su Casa Civil, o al Jefe de su Gabinete.

Un Jefe de Estado sólo se corresponde directamente con otro del mismo.

En los Ministerios la correspondencia es abierta y por lo tanto es distribuida por los diversos servicios, incluyendo el gabinete del Ministro. Aquí el Jefe del Gabinete es la persona encargada de dar respuesta a la carta recibida.

Las fórmulas de cortesía, que casi desaparecieron de la correspondencia comercial con excepción del Eximo Señor, continúan en vigor en la correspondencia oficial.

Un error muy común en la correspondencia con altas individualidades es utilizar la expresión Su Excelencia, el Señor Presidente de la Asamblea de la República. La palabra su -excelencia ya es la fórmula superlativa y más ceremoniosa de decir el Señor. Por eso, lo correcto es decir Su Excelencia, el Presidente de la Asamblea de la República o entonces, el Señor Presidente de la Asamblea de la República.

Otra cuestión, esta colocada por el protocolo internacional, es el idioma que se debe utilizar en la correspondencia oficial con entidades extranjeras. En empresas
 
 
 
que comunican constantemente con el extranjero, la escritura de cartas comerciales en lengua extranjero es práctico y corriente. El más importante es comunicar con rapidez y eficacia por eso no existe cualquier protocolo en esta materia. En el caso de entidades oficiales que contactan con entidades homólogas en el país en principio debe enviarse toda la correspondencia en español o ingles depende del la nación (con o sin traducción ajena), pero puede responderse en la lengua utilizada durante los contactos que se hubieran establecido.



El TELÉFONO

INSTRUMENTO DE IMAGEN


La comunicación telefónica muchas veces el primer contacto es con la empresa. La primera impresión es duradera y por eso se debe dar mucha atención al modo como se atiende el teléfono.

Se dice que la voz del teléfono debe ser tan agradable que sólo por la oír deseemos conocer quién habla. La voz ,la entonación, es la forma de atender el teléfono y nos revela más sobre la persona que está por detrás del aparato: su educación, su trato, su amabilidad y su eficiencia.

Conviene no olvidar que la voz no transmite sólo hechos pero también actitudes como cortesía: inconformidad, desinterés, agresividad e inseguridad.

Si queremos fracasar una empresa y ahuyentar posibles clientes o socios y amigos, nada más hay que buscar una operadora ineficiente o apenas-educada.

A la operadora no cuesta nada atender la llamada con un «Buenos días, Pereira & Compañía.

Hay muchas empresas que tienen dos o tres números de teléfono, pero una sólo para la operadora. Con demasiada frecuencia la operadora nos dice «un momento» y pasa a atender otra llamada. Atiende a olvidarse de nosotros durante largo tiempo, sin tener la atención de repetir amablemente, de tarde en tarde, «un momento, por favor).

Y que decir de las operadoras que dicen «voy a conectar» y nos dejan eternamente a la espera que la extensión atienda, sin que se preocupen en averiguar se estamos realmente en comunicación.

También la operadora preguntar quién habla y después decir que la persona con quien queremos hablar no está o no puede atender porque está muy ocupado. En primer lugar debería decir que la persona no puede atender o que no está, y después preguntar el nombre, la empresa, el mensaje y el teléfono.


PROTOCOLO DEL TELÉFONO

Existen por otro lado, reglas protocolares específicas para la relación telefónica y que facilitan la comunicación dentro y fuera de las empresas.

Cuando un superior telefonea a una persona que le es inferior a través de las secretarias de ambos, este debe estar al teléfono antes de la secretaria del superior y poder pasar la llamada a su jefe.

Cuando se telefonea a un superior se debe hacerlo personalmente, y no a través de la secretaria.

Quien hace la llamada, espera en línea. Claro que esta regla sólo se aplica entre personas del mismo nivel jerárquico. Pero si quien pidió la llamada atendió otro teléfono con línea directa o simplemente salió del gabinete, la persona para quien la secretaria conectó y que está a la espera en línea, puede desconectar al fin de 30 segundos y aguardar nueva conexión.

Quien conecta está disponible e interesado a establecer la comunicación. La persona que atiende la llamada puede haber tenido que interrumpir una tarea en que estaba concentrado y por eso no se debe obligar a esa persona a esperar mucho tiempo y a irritarse porque no tiene a nadie del otro lado de la línea o que tenga que oír música.

Cuando se cae una llamada a media conversación, la persona que tomó la iniciativa de llamar tendrá que volverse a conectar. La otra persona no sabe a donde telefonear.

Quien estableció la conexión telefónica es quien debe terminar.

Cuando se está hablando por teléfono y entra un visitante debe desconectarse de la llamada lo más rápido posible. La persona que entra debe hacer mención de su presencia y quien está al teléfono debe hacerle una señal para que se siente, mientras acaba la conversación telefónica.

Las secretarias que ocupan gabinetes contiguos a sus jefes y tengan que transmitirles algún mensaje no lo deben hacer por el teléfono. Pasarán al gabinete de el personalmente.

Cuando una secretaria tiene una invitación en nombre de su jefe la persona de la misma categoría de este, no lo transmitirá directamente pero sí a través de la secretaria de aquel.







EL MOVIL


El teléfono móvil sirve para comunicarnos con nuestro jefe, si se encuentra fuera de la oficina o para un dato urgente.

El móvil no sirve para comunicarnos con otra persona siempre y cuando sea de la misma red por lo que se recomienda apagarlo en sepelios, ceremonias religiosas, etc.
Este mismo nos proporciona mensajes de voz, de red y de buzón

Encima de la mesa del restaurante, nunca debe colocar el móvil ni conectado debe dar toda su atención a la persona con quien está almorzando.

Es obvio que si estuviera a la espera de una llamada muy urgente, debe andar con el teléfono celular en el bolsillo. En ese caso puede avisar a sus compañeros de mesa, pidiéndoles disculpa por que tenga mantener el móvil conectado durante la comida. Cuando la llamada llega; debe atenderla discretamente, hablando bajo y si posible levantarse para atender en un lugar apropiado para que no incomode a las personas que están a la mesa.

La documentación es un elemento vital de cualquier acontecimiento. Planes, horarios, programas, minutas, invitaciones, encargos, facturas, cartas, informes, placas de identificación, diagramas, boletines de inscripción, circulares, acreditaciones una gama infinita de papeles escritos a la mano los cuales dan un acontecimiento que no se podría realizar.


CORRESPONDENCIA DE RUTINA

El organizador de conferencias, seminarios o cursos tiene que escribir un gran número de cartas, casi todas dando pormenores de lo que se tiene que hacer. Si estas cartas estuvieran apenas redactadas y que contengan informaciones incompletas o erradas serán apenas interpretadas y la acción pretendía fallará. Aunque muy ocupado, el organizador de conferencias y su personal deberán prestar una atención meticulosa a cualquier pormenor en toda la correspondencia de rutina.

INSCRIPCIÓN

Todas las reuniones o conferencias necesitan de un proceso básico de inscripción. Este proceso es muy importante para el organizador en la medida en que el número de inscripciones le permita tener una apreciación global de sus participantes que asistirán a su acontecimiento.
La concepción del boletín de inscripción es esencial para la eficacia de los procesos de inscripción. Si fuera apenas concebido, tanto el delegado como el organizador y su personal depararán con serios problemas.

El procedimiento del boletín debe ser claro y simple.

Su manipulación por el personal encargado de las inscripciones debe ser facilitada.

Debe contener todas las informaciones necesarias para el personal encargado de las inscripciones.

Debe contener espacio suficiente para que el participante pueda escribir o dictar las informaciones exigidas.

Debe tener un aspecto atractivo.

Debe contener la morada para correspondencia y un número de teléfono para eventuales contactos.

Debe también indicarse la última fecha para inscripción y cualquier descuento o incentivo para inscripciones anticipadas.

Debe evitarse la antigüedad.

Las inscripciones deben ser rápidamente enviadas para la organización del acontecimiento. Por su parte, la organización debe rápidamente confirmarlas.

La confirmación debe incluir:

Una carta de bienvenida.

El programa del acontecimiento.

Facturas (sí el pago acompaña la inscripción será enviado el duplicado de la factura.


ACREDITACIONES

La acreditaciones de los delegados del personal que presta cualquier tipo de apoyo que lo obliga a estar presente en los locales donde transcurren actos de reunión, de los representantes de los medios y de los coches de policía tiene por objetivo facilitar el control de seguridad, garantizar el protocolo de los diferentes actos y proporcionar tranquilidad y privacidad a los participantes.

La acreditación proporciona al creído la posesión de una tarjeta denominada pase que identifica su portador como participante de la reunión.

Es hecha con antelación, mediante el procedimiento de un formulario (puede ser la ficha de inscripción para los participantes.

Debe ser entregada algunos días antes del acontecimiento (juntamente con la confirmación de la inscripción) o en el inicio del acontecimiento (a la llegada juntamente con la documentación, por ejemplo.

Existen varios tipos de acreditaciones:

Pase total (organización, seguridad, personal técnico)

Pase transferible (participantes "tardíos")

Para acceso sólo a la zona del acontecimiento (participantes)

Prensa (órganos de comunicación social)

Acreditación de coches de policía


INFORMACIONES ENVIADAS PARA El LOCAL


Es muy importante que el personal del local que escogemos sea muy bien informado de todos los pormenores para que también ellos que tengan tiempo de prepararse debidamente para el acontecimiento.

Para las instalaciones donde el encuentro va a transcurrir es necesario enviar lo siguiente:

Un programa detallado de las sesiones

Una lista de delegados y en el caso de acontecimientos residenciales, una lista de la distribución por cuartos.

Instrucciones detalladas cuanto al pago de cuentas.


MATERIAL DE LA CONFERENCIA

Generalmente es siempre suministrado al delegado material de información. Ese material podrá ser constituido por:

Una capa o carpeta para documentos.
Papel y lápiz para apuntes.
Programa.
Listas de delegados.
Planta del local.
Discursos de los oradores

Las carpetas son generalmente, distribuidas a los delegados en la altura de su llegada al local por el secretariado.

En este ámbito el secretariado tiene mucha importancia pues ejerce el primer contacto con el participante debe intentar informarlo de todo el proceso de la conferencia como,
locales, horarios, programa, oradores, alojamientos.


DISCURSOS DE LOS ORADORES

Los delegados deben recibir copias de los discursos de los oradores. No necesitan de ellos sólo para su propio registro del encuentro pero muchas veces tienen que hacer un informe sobre la conferencia que se llevo a cabo por lo cual necesitan de apoyarse en el material que fue distribuido en el discurso.


COMUNICADOS DE PRENSA


En el caso de la prensa ser invitada para el acontecimiento son enviados comunicados de prensa a todo los medios de comunicación de manera que tengan un “adelantamiento” de información. Los comunicados de prensa son muy importantes:

El envío de comunicados de prensa puede traer mucha publicidad gratuita.

Generalmente los invitados informan la realización del acontecimiento con alguna antelación de forma a que preparen sus lectores, oyentes o telespectadores para su cobertura.

El comunicado de prensa esclarece previamente los periodistas de algunos pormenores del acontecimiento dándoles tiempo para que preparen su trabajo.
Los comunicados obedecen en la forma y en el contenido a las técnicas de la escritura periodística. Su contenido debe incidir sobre informaciones concretas, confirmadas y exactas.

Anuncio de la realización de la reunión, con indicación de la fecha, local y oradores.

Programa del acontecimiento.










ESPACIO INTERIOR

NÚMERO Y FORMATO DE LAS SALAS


El número de salas necesarias y el formato de las mismas es una consideración importante en la elección del local. En las salas es necesarias empezar con el programa: número de sesiones formales, la existencia o no de reuniones paralelas, necesidad de un espacio para exposiciones y comidas.

La disposición de los lugares en la sala es también de suma importancia, en la medida en que puede interferir con la capacidad de la misma. Existen varias opciones para la disposición de las salas.

AULA

Requiere mucho espacio pero permite a los delegados esparcir papeles y tomar apuntes. No es adecuada para grandes reuniones.


SALA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN


Ideal para reuniones que envuelvan discusiones y toma decisiones.
Adecuada a grupos de cerca de 30 personas.


SALA EN FORMA DE “U”


Indicada para pequeñas reuniones de formación que envuelvan discusión entre los delegados o donde sea necesaria una atmósfera más restricta.


ANFITEATRO


Es más adecuado cuando el número de delegados es elevado. Como condición ideal los lugares deben estar fijados en filas o en plan inclinado.

La disposición escogida será hasta cierto punto dictada por el número de delegados y por el tipo de acontecimiento. Se debe pensar en las necesidades tanto del delegado como del orador antes de optar por una determinada posición.

Es importante acordarse que mediante la disposición escogida, la capacidad de la sala varía.

La sala de reuniones ideal debe tener la proporción aptas, por otro lado las salas más comprimidas y angostas se hacen claustrofóbicas, ese tipo de atmósfera destruye la privacidad de la reunión. Por el contrario, una sala demasiado larga significa que la asistencia se queda muy esparcida, de modo que el orador no consigue dirigirse a ella sin mover la cabeza de un lado para el otro.

Las alturas del techo deben ser adecuadas; abajo de cerca de cuatro metros es muy bajo y techos muy altos pueden estropear la privacidad de los acontecimientos de menor dimensión.


ÁREAS DE RECEPCIÓN, MUESTRAS Y EXPOSICIONES


Muchas conferencias y reuniones envuelven exposiciones, de equipamiento, fotografías, mapas, etc. Este requisito es un factor importante en la elección del local.

Fue estimado que sólo un 20% del espacio total es utilizado para el proceso formal de la conferencia, el restante es necesario para la recepción, coffee breaks, exposiciones, salas de grupos de trabajo, comidas, entre otras. Será muy aburrido para toda la gente si no hubiera espacio suficiente para estas actividades.


SALAS PARA GRUPOS DE TRABAJO


Numerosos acontecimientos exigen por veces la realización de sesiones separadas de grupos de trabajo. Los delegados pueden querer discutir en grupos separados aspectos específicos de un determinado problema. Serán necesarias salas para grupos diversos o anfiteatros más pequeños para este tipo de sub.-sesiones separadas.

Evidentemente, la dimensión de la sala debe ser planeada con base en la cantidad de personas que irán a utilizar estas salas.


AUDIOVISUALES

Cuando se van a utilizar apoyos audiovisuales más o menos sofisticados, la sala donde la reunión va a transcurrir debe satisfacer un número de criterios que deben ser tomados en cuenta al seleccionar el local.

Son pocos los locales concebidos y equipados para la utilización de todos los apoyos audiovisuales modernos y hasta algunos mejores tienen rigurosas limitaciones. Muchas instalaciones de gran capacidad no poseen condiciones para la utilización de audiovisuales.


LA SALA DEBE DE SER

Ser suficientemente grande para el mayor número de espectadores previstos. Sin embargo, la necesidad de proporcionar a toda la asistencia una buena área de visión reduce, generalmente la capacidad real de la sala.

Tener la posibilidad de ser oscurecida: esto presenta serios problemas en muchos locales. Quiebra-luces y cortinas raramente consiguen hacer una sala suficientemente oscura, especialmente en días de sol. Son necesarias cortinas gruesas confeccionadas para el efecto y si estas no estuvieran disponibles deben ser tomadas provisionalmente para oscurecer la sesión temporal.

Proporcionar la iluminación necesaria: es necesario un bajo nivel de iluminación
Durante la proyección para permitir quitar apuntes. El ideal sería haber dispositivos para controlar la intensidad de la luz, pero si esto que no existiera deben ser posibles utilizar una proporción de luces normales y fijas. Tanto en uno como en otro caso, la luz no debe incidir directamente en el escenario.

Proporcionar un control adecuado de las luces: Las luces de la sala deben ser de preferencia, controladas de un punto cerca del proyector o de la tribuna del orador. Como alternativa debe ser tomadas provisionalmente para que alguien apague las luces y así aparezca una imagen en el escenario.

Proporcionar buena ventilación: La ventilación debe ser independiente de los dispositivos que borran las luces de la sala. Si se permite fumar, es necesario el suministro de aire fresco en abundancia.

Buena acústica: en la mayoría de las salas es satisfactoria. Por otro lado, es también importante verificar la calefacción de la sala, no es muy agradable oír todos los ruidos que vengan del exterior, principalmente si la sala situarse cerca de una carretera o local.

Un techo suficientemente alto: debe ser posible elevar el escenario de modo que todos los miembros de la asistencia puedan ver. Uno piso inclinado o con escalones es el ideal.



SERVICIOS DE SECRETARIADO


Los organizadores de conferencias, oradores y delegados necesitan todos ellos de un apoyo de secretariado en el discurso de las sesiones.

Los oradores pueden querer alterar sus presentaciones a la última hora, los delegados pueden tener cartas urgentes a enviar y servicios de dactilografía y de fotocopias están siempre a ser solicitados.

Es por eso que es necesario pedir a los responsables de las instalaciones que procuren estos servicios.

No todos los locales los poseen, lo que puede llevar a la necesidad de la contratación y alquiler de personal y equipamiento de oficina para ese fin específico. Aunque digan que pueden suministrar servicios de secretariado, vale la pena verificar hasta que punto eso satisface.


ALHOJAMIENTO, COMIDA Y ACTIVIDADES RECREATIVAS


En el caso de conferencias residenciales, este es un punto muy importante en la planificación del acontecimiento.

Como ya se quedó antes dicho, el levantamiento de la capacidad hotelera del área es importante. En una conferencia que envuelva muchos participantes es, necesario tener en atención que los delegados tendrán que ser distribuidos por varios hoteles, lo que obliga al organizador a conocer todo el servicio hotelero de la zona y certificarse de que satisfacen los requisitos mínimos de confort, servicio y eficiencia.

Por otro lado, muchos programas incluyen actividades recreativas y deportivas, lo que lleva el organizador a tener también este hecho en cuenta en la elección del local que debe tener suficientemente cerca este tipo de equipamiento para evitar largos desplazamientos de los delegados.


SALA PARA PRENSA


Debe estar disponible una sala adecuada con teléfonos si se espera que la prensa asista al acontecimiento.

Además de eso, pueden ser solicitados medios especiales para la prensa, para instalar en la sala de conferencias, como por ejemplo una mesa apropiada, teléfonos y para Radio y Televisión, un espacio para la instalación de equipamiento, iluminación y lo que que más fuera necesario.

La Televisión, en particular hace muchas exigencias para este efecto, pero lo que es conveniente envolver igualmente los productos de televisión en la elección del local.